MYSUPPLACE
INFORMATIVA SULLA PRIVACY di MySupplace
Finalità
La presente informativa sulla privacy ha lo scopo di informare circa le modalità di raccolta e utilizzo dei dati personali dell’Utente da parte di Smartfix 30 S.A. (di seguito denominata “Smartfix 30” o anche “noi”) in relazione all’utilizzo di MySupplace e di descrivere i diritti dell’Utente rispetto a tali dati personali.
Essa esprime, inoltre, il forte impegno da parte di Solutions 30 Group a rispettare e tutelare la privacy e i Dati Personali dell’Utente, nel caso in cui quest’ultimo sia nostro Cliente o il cliente finale di uno dei nostri Clienti.
Definizioni
Per “Paese Adeguato” si intende qualsiasi paese, territorio o uno o più settori specifici all’interno di tale paese od organizzazione che si trova al di fuori del SEE ed è riconosciuto dalla Commissione Europea come garante di un livello adeguato di protezione dei Dati Personali.
Per “BCR” si intende il Codice Aziendale Vincolante e rappresenta un meccanismo giuridico che consente il trasferimento di Dati personali provenienti da o trattati nel SEE all’interno del Gruppo.
Per “Cliente” si intende qualsiasi terza parte indipendentemente dal fatto che si tratti di un fornitore di servizi o di un cliente al quale Smartfix 30 eroga i servizi descritti in un contratto firmato da Smartfix 30 e dal Cliente.
Per “Consenso” dell’Interessato si intende qualsiasi indicazione liberamente conferita, specifica, informata e inequivocabile della volontà dell’Interessato con la quale quest’ultimo, attraverso una dichiarazione ovvero una chiara azione affermativa, esprime il consenso al trattamento dei dati personali che lo riguardano
Per “Titolare del trattamento” si intende la persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e le modalità di trattamento dei Dati Personali (laddove le finalità e le modalità del trattamento siano determinate secondo le leggi dell’Unione Europea o degli Stati membri, il titolare del trattamento o i criteri specifici di nomina di quest’ultimo possono essere previsti dalle leggi dell’Unione Europea o degli Stati membri).
Per “Interessato” si intende una persona fisica identificabile a cui si riferiscono i Dati Personali.
Per “SEE” si intende lo Spazio Economico Europeo e comprende tutti gli Stati membri dell’Unione europea, nonché l’Islanda, il Liechtenstein e la Norvegia.
Per “GDPR” si intende il Regolamento Generale per la Protezione dei Dati Personali (UE) 2016/679.
Per “Gruppo” o “Gruppo Solutions 30” si intendono Solutions 30 SE e qualsiasi società interamente o parzialmente controllata, direttamente o indirettamente, da Solutions 30.
Per “MySupplace” si intende la piattaforma online gestita da Smartfix 30, come meglio descritta di seguito al paragrafo “Ambito di applicazione”.
Per “Dati personali” si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile. Una persona fisica identificabile è una persona che può essere identificata, direttamente o indirettamente, in particolare attraverso un identificativo come un nome, un numero di identificazione (ad esempio, l’indirizzo IP, i cookie e i tag) o dati di localizzazione. La definizione dell’espressione “Dati personali” del GDPR è molto ampia. Per rientrare nella categoria di Dati Personali non è necessario abbinare il nome di una persona fisica ad altri identificativi della stessa.
Per “Trattamento” si intende qualsiasi utilizzo dei Dati Personali o insieme di Dati Personali, od operazione o serie di operazioni svolte in relazione ai medesimi, con o senza l’ausilio di processi automatizzati, ivi compresi la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento, la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’utilizzo, la divulgazione, la diffusione, il trasferimento o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, l’allineamento o la combinazione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione dei Dati Personali. Il trattamento può includere la richiesta di informazioni a una persona, l’acquisizione di informazioni sui dettagli delle chiamate (nonché la registrazione delle stesse), la registrazione e l’analisi del traffico di rete e l’accesso al sistema CRM di un cliente o ad altro database esterno, ove presente.
Per “Profilazione” si intende qualsiasi forma di trattamento automatizzato dei Dati Personali dell’Utente consistente nell’utilizzo dei Dati Personali dell’Utente al fine di valutare determinati aspetti personali che Lo riguardano, in particolare al fine di analizzare o prevedere aspetti riguardanti le prestazioni lavorative, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, la posizione o i movimenti dell’Utente.
Per ‘’Smartfix 30 S.A.” o “Smartfix 30’’ si intende una società per azioni di diritto lussemburghese iscritta presso il Registro del Commercio e delle Società del Lussemburgo con il numero B 202.823, avente sede legale all’indirizzo 3, rue de la Reine, L-2418 Granducato del Lussemburgo, nonché controllata di Solutions 30 SE e appartenente al Gruppo Solutions 30.
Per ‘’Solutions 30 SE’’ o ‘’Solutions 30’’ si intende una società per azioni di diritto lussemburghese iscritta presso il Registro del Commercio e delle Società del Lussemburgo con il numero B 179.097, avente sede legale all’indirizzo 3, rue de la Reine, L-2418 Granducato del Lussemburgo.
Per “Autorità di Vigilanza” si intende un’autorità pubblica indipendente istituita da uno Stato Membro (a titolo esemplificativo, CNPD in Lussemburgo, CNIL in Francia, ecc.)
Ambito di applicazione
Smartfix 30 gestisce MySupplace, un sito web accessibile all’indirizzo www.mysupplace.com che offre una piattaforma on line finalizzata a mettere in contatto tra loro i fornitori di servizi e i clienti nell’ambito della fornitura di servizi IT (di seguito denominati i “Servizi”).
In tale ambito, Smartfix 30 raccoglie e utilizza alcuni dei dati dei Clienti.
La presente informativa ha lo scopo di descrivere le modalità di raccolta, gestione e archiviazione dei dati in relazione al funzionamento di MySupplace, al fine di rispettare i principi riguardanti la protezione dei dati delineate nel GDPR e nelle norme di riferimento.
Chi è il Titolare del trattamento?
Il Titolare del trattamento è Smartfix 30, in quanto l’organizzazione determina le finalità e le modalità di trattamento dei Dati Personali. È possibile contattare il Responsabile della Protezione dei Dati di Smartfix 30 all’indirizzo e-mail dpo@solutions30.com
Quali sono i Dati Personali da noi trattati?
Le categorie delle Persone Interessate e Dati Personali e le finalità del Trattamento includono, a titolo puramente esemplificativo e non esaustivo, quanto segue:
- Nomi, qualifiche e titoli accademici
- Informazioni di contatto (ad esempio, numeri di telefono, indirizzi e-mail, domicilio)
- Occupazione, localizzazione, settore o qualifica aziendale
- Identificativi di gruppo (ad esempio il gruppo del cliente)
- Cronologia dei rapporti commerciali o lavorativi e della corrispondenza.
- Documenti contrattuali
Quali sono i Dati Personali da noi trattati?
Smartfix 30 garantisce che i Dati Personali sono raccolti esclusivamente per una o più finalità specifiche e che, in nessun caso, sono ulteriormente trattati con modalità incompatibili con le predette finalità.
In particolare, i Dati Personali raccolti per finalità particolari non saranno utilizzati per altre finalità, salvo che:
- sia applicabile una pertinente esenzione dalla legislazione; ovvero
- le persone fisiche i cui dati personali devono essere trattati per la nuova finalità abbiano prestato il proprio consenso al trattamento per la nuova finalità.
- qualsiasi consenso prestato per finalità incompatibili sia stato liberamente prestato e informato.
I dati dell’Utente sono trattati per finalità di
- assistenza ai Clienti: contattando e informando il Cliente, pianificando e controllando l’offerta dei Servizi
- Adempimenti contrattuali: Prestazione di Servizi
- Fatturazione a fronte dell’utilizzo di Servizi
- Comunicazione di informazioni circa le opportunità di collaborazione con MySupplace e di informazioni circa il mercato del progetto.
- Aggiornamenti della piattaforma
Relativamente all’assistenza clienti, trattiamo i dati dell’Utente sulla base del nostro legittimo interesse ai sensi dell’Art. 6 (1)(f) del GDPR. L’esecuzione del contratto, ivi compresa la fatturazione, trova la propria base giuridica nell’Art. 6 (1)(b) del GDPR e la trasmissione delle informazioni sulla possibile cooperazione tra i Clienti, ivi compresi il marketing diretto e gli aggiornamenti della piattaforma alla quale l’Utente ha prestato il proprio consenso in conformità con l’Art. 6 (1)(a) del GDPR.
Per quanto tempo conserviamo i Dati Personali dell’Utente?
I Dati Personali trattati per le finalità di cui alla presente Informativa saranno conservati solo nella misura necessaria nel corso del nostro rapporto contrattuale o secondo quanto richiesto per perseguire ogni altra finalità legittima, secondo quanto ivi descritto. In linea di principio, conserveremo i Dati personali dell’Utente per tutto il tempo richiesto o consentito dalla legge applicabile, in particolare per tutto il tempo in cui i dati potrebbero essere necessari per adempiere o resistere a ricorsi non ancora prescritti. Successivamente, rimuoveremo i Dati personali dell’Utente dai nostri sistemi e registri e/o adotteremo ogni misura necessaria per renderli anonimi in modo che non possano più ricondurre all’Utente.
Con quali soggetti condividiamo i Dati Personali dell’Utente?
Terze parti: Smartfix 30 può altresì trasferire i dati dell’Utente ad agenzie governative e autorità regolamentari (ivi comprese le autorità fiscali), compagnie di previdenza sociale, tribunali e autorità governative, in ogni caso in conformità alla legge applicabile ai sensi dell’Art. 6 (1) (c) del GDPR e a consulenti esterni che agiscono in qualità di titolari del trattamento (ivi compresi consulenti legali, contabili, revisori dei conti ecc.) ai sensi dell’Art. 6 (1) (f) del GDPR.
Fornitori di servizi: Smartfix 30 stringe collaborazioni con fornitori di servizi terzi nell’ambito della propria attività tipica per compiere operazioni IT.
Quali sono i diritti dell’Utente?
Diritto di revoca del consenso: Se ha prestato il proprio consenso relativamente a determinate tipologie di operazioni di Trattamento (in particolare per quanto riguarda la ricezione di particolari comunicazioni di marketing diretto), l’Utente può revocare il proprio consenso in qualsiasi momento con efficacia futura. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato precedentemente alla revoca. Il consenso può essere revocato inviando un’e-mail all’indirizzo dpo@solutions30.com.
Ulteriori diritti di tutela della privacy dei dati: Ai sensi della legge sulla protezione dei dati e del GDPR, l’Utente ha il diritto di: (i) richiedere l’accesso ai propri Dati Personali; (ii) richiedere la rettifica dei propri Dati Personali; (iii) richiedere la cancellazione dei propri Dati Personali; (iv) richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati Personali; (v) richiedere la portabilità dei dati; e/o (vi) opporsi al trattamento dei propri Dati Personali. Si rammenta che i predetti diritti potrebbero essere soggetti a limitazioni in base alle leggi vigenti (a livello locale) sulla protezione dei dati.
(i) Diritto dell’Utente di richiedere l’accesso ai propri Dati Personali:
l’Utente ha il diritto di richiedere a Smartfix 30 la conferma che siano trattati o meno Dati Personali che Lo riguardano e, in tal caso, potrà richiedere l’accesso a tali Dati. Le informazioni di accesso includono – tra l’altro – le finalità del trattamento, le categorie di Dati Personali interessati e i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati Personali sono stati o saranno comunicati. Tuttavia, non si tratta di un diritto assoluto e gli interessi di altre persone potrebbero limitare il diritto di accesso dell’Utente.
L’Utente ha anche il diritto di ottenere gratuitamente una copia dei Dati Personali oggetto del trattamento. Qualora l’Utente faccia richiesta di ulteriori copie, potremmo addebitarGli un congruo supplemento a fronte dei costi amministrativi.
(ii) Diritto di richiedere la rettifica: l’Utente ha il diritto di richiederci la rettifica di Dati Personali inesatti che Lo riguardano. A seconda delle finalità del trattamento, l’Utente ha il diritto di richiedere l’integrazione di Dati Personali incompleti, anche presentando una dichiarazione integrativa.
(iii) Diritto di richiedere la cancellazione (diritto all’oblio): l’Utente ha il diritto alla cancellazione dei propri Dati Personali e Smartfix 30 potrà essere obbligata a cancellare tali Dati.
(iv) Diritto di richiedere la limitazione del trattamento: l’Utente ha il diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei propri Dati Personali a Smartfix 30, la quale potrà essere obbligata a limitare il trattamento di tali Dati. In tal caso, i rispettivi Dati personali saranno contrassegnati e potranno essere trattati da noi esclusivamente per determinate finalità.
(v) Diritto di richiedere la portabilità dei dati: l’Utente ha il diritto di ricevere i Dati Personali che Lo riguardano, che ci ha fornito, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo informatico; ha, inoltre, il diritto di trasmettere tali Dati Personali a un’altra entità senza impedimenti da parte nostra, laddove il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati e si basi sul consenso ai sensi dell’Art. 6(1)(A) del GDPR o su un contratto ai sensi dell’Art. 6(1)(b) del GDPR.
(vi) Diritto di opposizione: In determinate circostanze, l’Utente ha il diritto di opporsi, per motivi relativi alla propria situazione particolare, in qualsiasi momento al trattamento dei propri Dati personali da parte nostra e noi siamo tenuti ad astenerci dal trattare i dati personali dell’Utente. Il diritto di opposizione si applica, in particolare, nel caso in cui i Dati personali dell’Utente siano raccolti e trattati per finalità di profilazione al fine di comprendere meglio gli interessi dell’Utente verso i nostri prodotti e servizi o per determinate tipologie di marketing diretto. Qualora abbia il diritto di opporsi e decida di esercitarlo, ci asterremo dal trattare i Dati Personali dell’Utente per tali finalità.
Si rammenta che i diritti che precedono potrebbero essere limitati dalla legge nazionale vigente in materia di protezione dei dati. Smartfix 30 è in qualunque momento il punto di contatto universale relativamente all’esercizio di tali diritti.
Per eventuali quesiti è possibile scrivere all’indirizzo e-mail dpo@solutions30.com
L’Utente ha altresì il diritto di presentare reclami all’Autorità di Vigilanza competente, in particolare nello Stato Membro in cui risiede abitualmente o in cui si presume che sia stato violato il GDPR.